الانتقال الى المحتوى الأساسي

جامعة الملك عبدالعزيز

KING ABDULAZIZ UNIVERSITY

كلية تصاميم البيئة

الوحدات الادارية

1 بدون عنوان

مدير الادارة :

المهام المناطة بناءً على التوجيه السامي رقم 1107/م وتاريخ 21/5/1410هـ القاضي بالموافقة على قرار اللجنة العليا لٌصلاح الإداري رقم ( 190 ) وتاريخ 18/11/1409هـ هي كالتالي :

§        القيام بإجراءات الرقابة والتحريات اللازمة في مختلف أقسام الجامعة وما يرتبط بها من وحدات للتأكد من سلامة العمل وترشيد الأداء .

§        القيام بحملات متابعة " تفتيشية " لمختلف وحدات الجامعة وإداراتها والوحدات المرتبطة بها للوقوف على مواطن القصور واكتشاف حالات الإخلال بأداء الواجبات الوظيفية أو التراخي في إنجاز الأعمال ومن ثم العمل على تصحيح المسارات وتقويم الاعوجاج بالتعاون والتنسيق مع الجهات المختصة في الجامعة .

§        مراقبة سير العمل في إلادارة  وأقسامها والوحدات التابعة لها للتأكد من مطابقته للأنظمة واللوائح ولإجراءات المعتمدة

§        العمل على تنمية وتقوية مفهوم الرقابة الذاتية لدى موظفي الجهاز.

§         تنظيم وحفظ الملفات والمعلومات الخاصة بأعمال المتابعة في الجهاز بأسلوب يساعد على استرجاعها بسهولة ويسر.

§        تقديم أي مقترحات من شأنها تسهيل وتحسين سير العمل في الجهاز .

§        إعداد تقارير دورية عن نشاطات الادارة وإنجازاتها والملاحظات والتوصيات المتعلقة بتطوير العمل ومن ذلك عمل إحصائيات شهرية وسنوية عن الشكاوى والمخالفات وتبويبها وتحليلها واستخلاص النتائج والدلائل ورفعها إلى معالي مدير الجامعة

 

مهام مساعد الادارة للشؤون الادارية :

§        تكليفه بمتابعة دوام الموظفين بالإدارة واتخاذ ما يلزم.

§        توفير احتياجات الموظفين من أثاث ومواد مكتبية.

§        متابعة وتنظيم السجلات الإدارية وتوجيه الاتصالات الادارية بذلك.

§        متابعة التعاميم  والمعاملات الداخلية والخارجية وتعميمها.

§        الاطلاع على البريد اليومي .

§        مساعدة مدير الادارة في الاجتماعات وإبداء المقترحات.

 

مهام مساعد الادارة للشؤون المالية :

§     القيام بالجرد الدوري للمسيرات الشهرية.

§     مراجعة جميع مستندات الصرف واعتمادها و إصدار أمر الصرف.

§     اقتراح الميزانية السنوية المناسبة للكلية فى حدود الإمكانيات المتاحة .

§ إعداد الخطط الفرعية و البرامج التنفيذية الخاصة بالإدارة المالية بما يحقق الأهداف الرئيسية للكلية.

§     متابعة الخطط الخاصة بالرواتب  حسب اللوائح المنظمة و الإجراءات المعتمدة.

§     رفع التقارير الأسبوعية و النصف شهرية و الشهرية و النصف سنوية

   والسنوية للمدير الإداري و مناقشة هذه التقارير فى إجتماعات الإدارة.

 

مهام أمين المستودع :

تتلخص مهام الوظيفة بالحفاظ الدائم على مخزون كافي من المواد الأولية وعدم الانقطاع منها، وكذلك ترتيب المخزون بشكل سهل الوصول إليه والتأكد من سلامة التخزين. والاشراف العام على مستلزمات المواد الجاهزة.

الرفع بالاحتاجات للمستلزمات الخاصة بالادوات المكتبية عند النقص .

 

 مهام الاتصالات الادارية :

§         تنظيم أعمال استلام المعاملات وتسجيلها في الحاسب وتوجيهها إلى الجهات المعنية
وما يتبع ذلك من خدمات التصوير والنسخ وتوزيع البريد.

§         استلام البريد الوارد وتسليمه إلى الجهة المعنية.

§         الإشراف على ترتيب وفهرسة الملفات وحفظ صور مما يصدر من المعاملات الإدارية.

§         متابعة صدور التعاميم والقرارات الصادرة من الإدارة العليا والإدارة العامة للجامعة    والتطوير الإداري.

§         تلقي واستقبال المعاملات الصادرة والواردة.

 

مهام وحدة العقود والمشتريات :

§  اعداد الطلبيات السنوية للكلية وطلبات تحديث المعامل.

§  متابعة الاقسام العلمية في اعداد الدراسة الفنية.

§  متابعة المناقصات الخاصة بالطلبيات.

§  متابعة الشركات الموردة للأجهزة والاشراف على التدريب والتركيب.

 

أرسل الصفحة لصديق إطبع هذه الصفحة أبلغ عن خطأ في الصفحة أضف رابط الصفحة لموقعك
آخر تحديث 12/29/2012 10:46:22 AM